Ergebnisbericht zur Pilotierung

1 Überblick zum Digitalen Finanzbericht

Banken und Sparkassen sind gesetzlich verpflichtet, sich über die wirtschaftliche Situation ihrer Kreditnehmer informiert zu halten. Im gewerblichen Bereich analysieren sie dazu die Jahresabschlüsse und Einnahmenüberschussrechnungen (Finanzberichte) ihrer Firmenkunden.

In der Mehrzahl der Fälle beauftragt der Firmenkunde (berichtendes Unternehmen) seinen Steuerberater, Wirtschaftsprüfer oder Rechtsanwalt (wirtschaftlicher Berater) mit der Aufstellung der jährlich benötigten Finanzberichte.

Diese Finanzinformationen werden heute nahezu ausnahmslos per EDV aufbereitet. Auch die Übermittlung an die Finanzverwaltung (E-Bilanz) und die Offenlegung beim Bundesanzeiger erfolgt bereits durchweg digital. Nur Banken und Sparkassen erhalten die digital erstellten Abschlüsse ihrer Kunden bisher noch analog bzw. bildlich (als Ausdruck bzw. PDF-Dokument o.Ä.) und müssen die Informationen anschließend manuell erfassen, um diese im Nachgang digital analysieren zu können. Der aktuelle Prozess weist somit einen zweimaligen Medienbruch auf.

Um Synergie- und Einsparpotentiale für alle Beteiligten zu heben, haben Banken und Sparkassen, begleitet von berufsständischen Organisationen der Steuerberater und Wirtschaftsprüfer, Anbietern von Buchhaltungssoftware und zahlreichen weiteren Beteiligten, das bundesweit einheitliche Verfahren „Digitaler Finanzbericht“ entwickelt. Dieses Verfahren beseitigt die Medienbrüche und bringt allen Beteiligten zahlreiche Vorteile, die sich aus der Prozessoptimierung ergeben.

Die berichtenden Unternehmen kommen in den Genuss dieser Vorteile:

Banken und Sparkassen eröffnet der Digitale Finanzbericht den Einstieg in einen voll digitalisierten Prozess im Rahmen der Offenlegung der wirtschaftlichen Verhältnisse durch berichtende Unternehmen:

Das von der Deutschen Bundesbank geleitete Projekt stellt einen wichtigen Schritt zur Erhöhung der Wettbewerbsfähigkeit der deutschen Wirtschaft dar (Stichwort Industrie 4.0). Somit steht nun ein effizientes, medienbruchfreies und sicheres Verfahren zur Übertragung von Finanzberichten zur Verfügung. Die einzelnen Bestandteile des Verfahrens setzen auf bewährten und etablierten Technologien auf.

In Zusammenarbeit mit Steuerberatern, Wirtschaftsprüfern und IT-Dienstleistern beginnt in der deutschen Finanzwirtschaft ab April 2018 die Umstellung auf den neuen medienbruchfreien Übertragungsstandard.

Übertragung des Finanzberichts via DiFin

2 Pilotierung des Digitalen Finanzberichts

Der Digitale Finanzbericht soll von Beginn an zuverlässig und reibungslos als Datenübertragungsstandard funktionieren. Deshalb wurde das Verfahren seit Juni 2017 von einzelnen Instituten aus allen drei Säulen der deutschen Kreditwirtschaft – Sparkassen, Volksbanken und Raiffeisenbanken, private Banken – sowie von mehreren IT-Dienstleistern mit interessierten Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern intensiv im Rahmen eines Pilotprojektes getestet.

Ziel der Pilotierung war es, den Ablauf von der ersten Kundenansprache über die Authentifizierung der übertragenen Digitalen Finanzberichte bis zum Abschluss der Datenerfassung produktionsnah zu erproben, um dabei vorhandene Fehler bzw. Hemmnisse im Prozessablauf frühzeitig zu erkennen und möglichst zeitnah zu beseitigen.

3 Forschungsdesign

Unabhängig von den Einzelrückmeldungen der Pilotteilnehmer zu konkreten Problemen wurde das Feedback der Anwender systematisch gesammelt, um übergreifend Optimierungspotenziale zu erkennen.
Feldphase: 01.10.2017 – 15.12.2017
Rücklauf: 10.01.2018

Die Datenerhebung erfolgte als standardisierte Befragung der Anwender mittels Fragebogen.

Die Fragebögen wurden von den Projektmitgliedern über die von ihnen jeweils standardmäßig genutzten Kanäle an ihre jeweiligen Kunden weitergegeben. Dies waren

die sich im Vorfeld als Pilotanwender gemeldet hatten.

Die Ergebnisse wurden dann durch die jeweiligen IT-Dienstleister zusammengefasst und anschließend zentral ausgewertet.

Grafische Darstellung der ausgewerteten Fragebögen

4 Ergebnisse der Pilotierung

Die berichtenden Unternehmen wurden i.d.R. entweder von ihren wirtschaftlichen Beratern oder ihren Banken/Sparkassen auf eine Pilotteilnahme angesprochen. Mit der Übertragung wurde fast immer der wirtschaftliche Berater des berichtenden Unternehmens beauftragt, wie erwartet habennur wenige Unternehmen ihren Jahresabschluss selbst übertragen.

Eine gute Messgröße für den Erfolg der Pilotierung ist das Verhältnis der angesprochenen Unternehmen zur Zahl der übermittelten Digitalen Finanzberichte.

Jeder übermittelte Digitale Finanzbericht zeigt, dass ein berichtendes Unternehmen

In der Pilotierung zeigte sich eine hohe Bereitschaft der berichtenden Unternehmen, ihre Jahresabschlüsse elektronisch als Digitale Finanzberichte offenzulegen. Soweit die Technik auf beiden Seiten verfügbar war, wurden die Daten erfolgreich übertragen.

Zum Umfragezeitpunkt hatten die beteiligten Banken und Sparkassen fast 200 Digitale Finanzberichte erhalten.

Grafische Darstellung der angefragten Unternehmen, erhaltenen Teilnahme- und Verbindlichkeitserklärungen sowie der übertragenene Digitalen Finanzberichte

4.1 Information der Pilotteilnehmer und Kommunikationsmittel

Die Kommunikationsaufgabe lag im Wesentlichen darin, die berichtenden Unternehmen und ihre wirtschaftlichen Berater über den Digitalen Finanzbericht zu informieren, um sie für die Pilotteilnahme zu gewinnen.

Hier spielte in der Pilotierung die persönliche Kommunikation zwischen den Beteiligten die Hauptrolle:

Kommunikationsmittel wurden bislang nicht genutzt, da wir gezielt einzelne Kunden und Steuerberater persönlich angesprochen haben.
Direktansprache Steuerberater bzw. Kunden
Die für die Pilotierung bereitgestellten Medien wurden positiv beurteilt.
Grafische Darstellung zur Bewertung der genutzen Medien

Einzeln abgefragt werden konnten nur die vom Projekt bereitgestellten Medien. Darüber hinaus haben einzelne Projektbeteiligte auch eigene Kommunikationsmittel entwickelt oder die persönliche Kommunikation gewählt. Diese wurden unter „sonstige Kommunikationsmittel“ subsumiert und am besten beurteilt, was vermutlich daran liegt, dass sie spezieller auf die Empfängerhorizonte der jeweiligen Zielgruppen zugeschnitten waren, als das bei zentral zur Verfügung gestellten Kommunikationsmitteln möglich ist.

Auch die in den Kommunikationsmitteln enthaltenen Informationen wurden überwiegend positiv beurteilt.

Grafische Darstellung zur Zufriedenheit mit den Informationen je Themenfeld

Besonders positiv wurden die allgemeinen Informationen zum Digitalen Finanzbericht beurteilt. Einige Anwender wünschen sich konkretere, kurze und knappe Handlungsanleitungen zum Ablauf und den Prozessen. Das Projekt hat dazu bereits während der Pilotierung entsprechende Kurzleitfäden für Kanzleien und Bankberater entwickelt und auf der Projekt-Website bereitgestellt.

Insgesamt wurde das Informationsbedürfnis der Zielgruppe bereits mit den vorhandenen Kommunikationsmitteln erfüllt, die bereitgestellten Kommunikationsmittel enthielten die benötigten Informationen.

Grafische Darstellung zur Zufriedenheit mit den bereitgestellten Inhalten

Die weitaus meisten Fragen konnten aus den bereitgestellten Informationsmedien beantwortet werden. Fragen, die nicht beantwortet werden konnten, wurden einzeln erhoben. Hierbei handelte es sich überwiegend um Fragen zum Handling individueller Anwendungen, Fehlersituationen, aber auch zur Weiterentwicklung des Digitalen Finanzberichts.

4.2 Weiterempfehlungsbereitschaft

Die Weiterempfehlungsbereitschaft wird häufig zur indirekten Ableitung in Richtung Nutzeneinschätzung verwendet.

Fast alle berichtenden Unternehmen und wirtschaftlichen Berater würden das Verfahren „wahrscheinlich“ weiterempfehlen.

Grafische Darstellung zur Bereitschaft den Digitalen Finanzbericht weiterzuempfehlen

5 Fazit

Die Pilotierung hat gezeigt, dass die Übermittlung von Jahresabschlüssen als Digitaler Finanzbericht technisch und organisatorisch funktioniert. Alle benötigten Informationen können übertragen werden.

Erste Effizienzverbesserungen und Kostensenkung durch Wegfall des aufwendigen Handlings von papiergebundenen Abschlüssen können auf Sender- und Empfängerseite sofort realisiert werden.

Auch die hohe Mitwirkungsbereitschaft der von Pilotteilnehmern angesprochenen berichtenden Unternehmen und wirtschaftlichen Beratern zeigt das große Interesse an der Digitalisierung von Geschäftsprozessen auf allen Seiten. Eine große Beteiligung ist daher auch beim produktiven Einsatz nach dem Roll-out zu erwarten.

Viele Beteiligte haben darüber hinaus bereits Vorschläge zur Weiterentwicklung des DiFin-Verfahrens gemacht. Durch die Einrichtung eines Rückkanals sehen sie die Chance, die Digitalisierung von Prozessen in den Kanzleien bzw. Unternehmen noch besser zu fördern.